Come Scrivere una Newsletter Conforme al GDPR?
Le newsletter rappresentano un canale cruciale per mantenere e migliorare il rapporto con la propria audience. Indipendentemente dal settore, la creazione di contenuti di qualità e la loro distribuzione tramite email possono aumentare l’engagement e accrescere la fiducia verso la propria comunità. Tuttavia, è essenziale gestire correttamente l’elenco dei destinatari per evitare di violare le normative sulla protezione dei dati personali, in particolare il GDPR.
Cos’è una newsletter e quanti tipi ne esistono?
La newsletter è un servizio informativo offerto da aziende, pubbliche amministrazioni, professionisti o influencer, che si basa sulla richiesta di adesione da parte degli utenti. Esistono diversi tipi di newsletter, tra cui:
Newsletter interne aziendali, che informano i dipendenti sulle attività dei vari team o novità organizzative.
Newsletter del Data Protection Officer, che informano sui temi rilevanti in materia di privacy.
Newsletter pubbliche amministrazioni, che informano i cittadini su servizi e attività promosse dall’ente territoriale.
Newsletter informative, tenute da giornalisti o collettivi di giornalisti, che condividono articoli o stimolano dibattiti su temi specifici.
Newsletter degli influencer, che forniscono contenuti per mantenere vivo il rapporto con i follower e misurare il coinvolgimento.
Le email promozionali
Le email promozionali sono diverse dalle newsletter, poiché mirano direttamente alla promozione di prodotti o servizi. È fondamentale distinguere le due tipologie di comunicazione per garantire la conformità al GDPR.
Campo di applicazione della normativa
Il GDPR si applica quando si raccolgono dati personali, come indirizzi email, nome e cognome degli iscritti, o altre metriche come i tassi di apertura delle newsletter. Il Titolare del trattamento, che può essere un’azienda, un professionista o un’organizzazione, è responsabile della gestione corretta di questi dati.
Passaggi operativi per la compliance della newsletter
– Definire gli scopi della newsletter: È importante chiarire quali dati sono necessari per la fornitura del servizio e definire la tipologia di newsletter.
– Predisporre l’informativa: È necessario informare gli iscritti sui dati raccolti e sulle finalità del trattamento, conformemente all’art. 13 GDPR.
– Cautele per il consenso: Il consenso deve essere libero, specifico, revocabile e dimostrabile. Gli iscritti devono poter scegliere di ricevere solo comunicazioni informative o anche promozionali.
– Diritto di opposizione: È importante includere un modo agevole per gli iscritti di annullare l’iscrizione alla newsletter.
– Normativa sul commercio elettronico: È fondamentale rispettare le norme che richiedono di rendere chiara l’identità del mittente e di indicare che si tratta di comunicazioni commerciali.
Una corretta gestione della newsletter è essenziale per evitare sanzioni previste dal GDPR.
La violazione delle normative sulla privacy può comportare multe fino al 4% del fatturato annuo globale. Dopo aver definito l’informativa e raccolto i consensi, si può procedere con l’invio delle newsletter informative e promozionali agli iscritti.
